Den første ubetalte faktura kan mærkes tydeligt som ny virksomhed

Som iværksætter regner de fleste med, at betalingerne falder, når arbejdet er afleveret, og varen er leveret. Men hverdagen som nystartet virksomhed kan hurtigt byde på overraskelser, ikke mindst når den første faktura ikke bliver betalt til tiden. Især i begyndelsen, hvor økonomien ofte er stram, kan en enkelt ubetalt faktura gøre det svært at betale egne regninger eller løn til medarbejdere. Mange iværksættere møder denne udfordring tidligt i forløbet, og det kræver mere end blot at sende en ny opkrævning efter kunden. Her gør det en forskel, hvor grundigt man har arbejdet med aftalen og opfølgningen fra starten.

Aftalegrundlaget skal være klart og dokumenteret

Inden du går i gang med rykkere eller overvejer inkasso, bør du tage aftalen med kunden frem. Hvad blev der egentlig aftalt? Har du det hele på skrift? Det er afgørende at have dokumentation for, hvornår betaling skulle falde, og hvad der konkret er leveret. Hvis betalingen eksempelvis skulle ske 14 dage efter leveringen, bør det fremgå tydeligt i aftalen. Tvivl om leverancens indhold eller kvalitet kan hurtigt føre til uenighed om betalingen. Undersøg, om kunden reelt har modtaget det, der blev aftalt, og om alle væsentlige punkter er bekræftet. En skriftlig bekræftelse, for eksempel i form af mail, sms eller lignende, er en stor hjælp, hvis der opstår problemer med betalingen. Hvis du står i en situation, hvor kunden fortsat ikke betaler trods dokumentation og rykkere, kan hjælp til inkasso være næste skridt for at sikre, at du får dit tilgodehavende. Mundtlige aftaler kan nemlig være svære at dokumentere, hvis sagen trækker ud.

En præcis faktura giver færre undskyldninger

Det er vigtigt, at din faktura indeholder alle nødvendige oplysninger. Den skal tydeligt beskrive, hvad der faktureres for, hvornår leveringen fandt sted, samt hvilke betalingsvilkår der gælder. Mangler der oplysninger, kan det give kunden en anledning til at udskyde betalingen eller komme med indsigelser. For eksempel kan en uklar beskrivelse af opgaven give plads til misforståelser. Husk at inkludere både dit og kundens CVR-nummer, og gerne en henvisning til tidligere korrespondance eller aftaler, hvis det er relevant. En gennemarbejdet faktura gør det langt nemmere at følge op, hvis kunden ikke betaler som aftalt.

Kontakt til kunden er ofte første skridt

Så snart betalingsfristen er overskredet, bør du tage kontakt til kunden. Det kan være fristende blot at sende en automatisk rykker, men en personlig henvendelse har ofte større effekt. Ring eller send en mail, hvor du venligt minder om den manglende betaling og spørger til årsagen. Måske har kunden overset fakturaen eller oplever selv udfordringer i bogholderiet. En god dialog kan tit opklare misforståelser og føre til hurtig betaling. Hold samtalen konstruktiv og undgå at blive anklagende, så I sammen kan finde en løsning.

Sådan griber du rykkerproceduren an

Hvis din henvendelse ikke fører til betaling, er det tid til at sende en skriftlig rykker. Vent typisk 7 til 10 dage efter forfaldsdatoen, før du sender den første rykker. Rykkergebyret må maksimalt være 100 kroner per rykker, og du kan sende op til tre rykkere, hvor hver gives en rimelig betalingsfrist. Det er ofte en god idé at sende én rykker om ugen. Sørg for, at rykkerne er klare og saglige. Det øger chancen for, at kunden tager dem alvorligt. Hvis der stadig ikke bliver betalt, kan du informere om, at manglende betaling betyder, at sagen kan sendes til inkasso.

Hvis kunden gør indsigelser

Det forekommer, at kunden er uenig i kravet, når du følger op. Her bør du holde fast i fakta og ikke lade dig rive med af frustration. Få præcist beskrevet, hvad kundens indsigelse drejer sig om. Handler det om utilfredshed med produktet, eller mener kunden ikke at have modtaget den aftalte ydelse? Svar skriftligt og forklar, hvordan og hvornår du har leveret det aftalte. Her er ordrebekræftelser, mails og leveringsdokumenter vigtige at kunne fremvise. Hvis kundens indsigelse er berettiget, bør du naturligvis finde en løsning. Kan indsigelsen ikke dokumenteres, kan du fastholde kravet og informere kunden om, hvilke næste skridt du overvejer.

Når inkasso bliver næste mulighed

Er alle egne muligheder udtømt uden resultat, kan det være nødvendigt at få ekstern hjælp til at inddrive betalingen. Inkasso kan komme på tale, hvis rykkere og dialog ikke har ført til betaling, og der ikke er væsentlige indsigelser. Sørg for at have styr på dokumentationen for både aftale og faktura, før du kontakter et inkassofirma. Typisk skal du kunne fremlægge:

• En kopi af aftalen eller ordrebekræftelsen
• Den oprindelige faktura og eventuelle rykkerskrivelser
• Dokumentation for leveret ydelse eller vare
• Kundens kontaktoplysninger

Jo bedre dokumenteret din sag er, desto hurtigere kan inkassoprocessen gå i gang. Udgifter til inkasso kan oftest lægges oven i kundens regning, hvis sagen skal føres videre.

Sådan kan Dansk Inkasso hjælpe dig

For mange nystartede virksomheder kan arbejdet med at inddrive ubetalte fakturaer hurtigt tage både tid og energi fra forretningens drift. Dansk Inkasso har mulighed for at overtage dialogen med kunden og sørge for at rykke for betaling, så du kan koncentrere dig om andre opgaver. Når du indsender sagen, gennemgår de materialet og vurderer, om kravet er grundigt nok dokumenteret til at kunne inddrives. Derefter tager de kontakt til kunden, enten for at indgå en aftale om betaling eller for at sætte inddrivelsen i gang. Det sker ofte, at kunder reagerer hurtigt, når de bliver kontaktet af et inkassofirma. Forløbet kan tilpasses efter situationen. Der er mulighed for forskellige prismodeller, herunder løsninger hvor omkostningerne pålægges kunden, hvis betalingen sker. På den måde kan du som iværksætter lægge fokus tilbage på din virksomhed, selvom en betaling lader vente på sig.